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Caratteri della funzione di Relazioni Pubbliche
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I caratteri fondamentali in cui si articola la funzione di R. P. sono:
1) la comunicazione a due vie; 2) la partecipazione esterna alle decisioni interne;
3) la partecipazione dell'Istituzione alle decisioni esterne.
Proviamo ad analizzare questi caratteri.
1)La comunicazione a due vie. Essa avviene tra l'Istituzione e il pubblico e tra il pubblico e l'Istituzione. Esaminiamo il primo caso: l'Istituzione deve dare notizia all'esterno di molti fatti che in essa si verificano, sia perché questo è chiesto dal pubblico, sia perché essa Istituzione vuole attirare l'attenzione su di essi e su se stessa.
In questo caso la funzione di R.P. consiste nel:
a) decidere quali notizie dare (funzione di filtro);
a) Si noti che in questa funzione si identifica la politica attiva di comunicazione di una Istituzione. Gli scopi sono evidenti: se la notizia che l'Istituzione si accinge a trasmettere al mondo esterno è positiva, allora il fine ultimo dell'Istituzione è quello di farsi conoscere, sottolineare la propria importanza; se viceversa la notizia è negativa, allora diviene estremamente importante come si presenta la notizia.
E' ovvio che l'ideale deontologico é quello dell'informazione obiettiva, soprattutto avendo fiducia in una bilancia positiva di notizie. A questa tendenza attiene la nota affermazione "le R. P. sono: passare da una torre d'avorio ad una casa di vetro!"
La realtà è però un'altra per cui talvolta può accadere che la funzione R. P. operi all'opposto di una casa di vetro allorché decide di non dare una notizia all'esterno o quanto meno di darla in forma parziale. Ciò potrebbe, a prima vista, apparire in contrasto con il principio etico dell'informazione veritiera; tuttavia dobbiamo considerare che possono esistere dei casi in cui l'interesse sociale, avrebbe nocumento da un'informazione incontrollata.
b) Per quanto riguarda la preparazione delle notizie, l'informazione all'esterno dell'Istituzione viene attuata attraverso:
c) per la trasmissione delle notizie possono essere usate: tecniche di informazione diretta del pubblico che vengono poste in essere attraverso:
- la propaganda istituzionale (quella che porta un messaggio globale sull'Istituzione/Impresa)
- l'importanza che i vertici dell'Istituzione danno ai comportamenti corretti (buona educazione) del personale al quale sono affidati i rapporti col pubblico (per esempio centralino telefonico, operatori di sportello, uffici di ricevimento del pubblico);
- la presentazione grafica della corrispondenza, degli inviti ecc.
- scelta dei mezzi (comunicati stampa, conferenze stampa, depliant, audiovisivi nei cinema cittadini, shorts televisivi, partecipazioni a discussioni pubbliche in TV, tavole rotonde, ecc.);
- scelta dei gruppi a cui si è deciso di rivolgere la comunicazione (informazione diretta al pubblico in genere; informazione diretta a pubblici specializzati);
L'informazione all'esterno dell'Istituzione non consiste quindi solamente nel dare notizie in generale dell'Istituzione stessa, ma di dare, attraverso una serie di processi di comunicazione, notizie dettagliate sulle caratteristiche dell'Istituzione secondo l'opinione che sì vuole creare di essa; in altre parole l'Istituzione tende a creare di se una "immagine" cioè una opinione complessiva.
2) la partecipazione esterna alle decisioni interne dell'Istituzione/impresa. Le decisioni dell'Istituzione/impresa vanno prese tenendo conto delle aspettative esterne e delle reazioni che potrebbero derivare. Generalmente le Istituzioni sono portate a sottovalutare gli interessi che si collegano a reazioni del mondo esterno; tuttavia il tener conto delle prevedibili reazioni esterne nell'elaborazione delle decisioni sembra vada prendendo sempre maggior peso; ad esempio, per una impresa privata la scelta della ubicazione di un impianto (si pensi a un impianto per lo smaltimento dei rifiuti); o per una impresa municipalizzata di trasporti pubblici l'adeguare il servizio alle richieste dei cittadini.
E' perciò importante per l'Istituzione prevedere dei canali di comunicazione attraverso i quali il gruppo o più in generale il pubblico possa far arrivare i suoi desiderata.
Le tecniche maggiormente usate sono quelle tipiche dei sondaggi dì opinione, ma sì può tenere conto anche di altre fonti di informazione come ad esempio le lettere ai giornali, la cassetta dei reclami, ecc.
All'interno dell'Istituzione/impresa l'informazione esterna trova diffusione principalmente attraverso la cosiddetta "rassegna stampa", redatta dall'Ufficio Stampa, e costituita da una pubblicazione contenente o i riassunti o le fotocopie degli articoli dei giornali che interessano l'istituzione.
3)la partecipazione dell'impresa alle decisioni esterne. Possono essere suddivise in:
3.1 partecipazione alle decisioni che riguardano l'Istituzione/impresa.
Nel caso di un'Istituzione pubblica la sua partecipazione alle decisione esterne è scontata e deriva dalla sua stessa natura di ente pubblico. Ma anche l'impresa privata, soprattutto quella di grandi dimensioni, partecipa o almeno cerca di partecipare alle decisioni esterne soprattutto in materia legislativa sia locale sia nazionale. È questo un aspetto dei rapporti impresa?Stato di cui non si parla volentieri (negli Stati Uniti è stato coniato un termine spregiativo, ormai in uso anche nel nostro paese, e cioè "lobbying") per indicare la deformazione di questa attività; in Italia il pensiero va subito alle famigerate "bustarelle" e a "mani pulite"
Ma non dobbiamo considerare questo aspetto della funzione di R. P. sotto un profilo anomalo e patologico.
Se è vero che esistono purtroppo numerosi comportamenti illeciti, è altresì vero che esistono imprese le quali, in piena correttezza di modi, conducono da tempo una politica trasparente in questo settore di attività.
Si può affermare che non vi è impresa, di una certa dimensione, che non abbia un dirigente incaricato di mantenere i contatti con i numerosi organi della pubblica amministrazione.
L'attività si esplica sia attraverso contatti personali sia rivolgendo una particolare attenzione ai lavori parlamentari.
Talora l'attività non si limita alla semplice rappresentazione di fatti ed idee ai centri decisionali esterni, ma si estende fino alla partecipazione diretta delle decisioni.
3.2 partecipazione ai problemi generali. L'attuale struttura sociale esige che, al di là degli interessi particolari di cui è portatrice, l'Istituzione (come ogni altro centro di interessi) partecipi ai problemi della società in cui è inserita. Questo aspetto della funzione dì R. P. é necessario in quanto, se non svolto, i problemi generali in cui anche le imprese sono coinvolte possono restare insoluti. Solo poche grandi imprese svolgono attività di questo tipo di intervento in problemi generali; d'altro canto alcuni casi di progetti pilota e di studi e iniziative da parte di imprese italiane sono esemplari (es. iniziative culturali, iniziative educative ecc.).
A conclusione di questa breve analisi delle relazioni pubbliche è opportuno riportare una delle tante definizioni delle R.P. proposte. "Le relazioni pubbliche sono attività predisposte secondo un preciso piano d'azione ed organizzate con continuità, attraverso le quali un ente cerca di procurarsi la maggiore comprensione possibile, la collaborazione e la fiducia dei propri dipendenti e del pubblico al quale si rivolgono, sforzandosi in tutti i modi di farli partecipare sempre più direttamente alla propria attività e tenendo nel massimo conto i suggerimenti da loro ricevuti, allo scopo di attuare una più produttiva collaborazione sociale e di soddisfare nel miglior modo l'interesse della collettività" (G.Spinetti).
EDIZIONI ISTITUTO DI PUBBLICISMO Theorèin - Maggio 2004 |